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PARA: PARA LOS CLIENTES DE NUESTRO AFILIADO KRESTON RM S.A

ASUNTO: EJERCICIO DE LA REVISORÍA FISCAL EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

CIR 017 – 12

Por considerarlo un tema de gran interés para ustedes y como consecuencia de las diferentes interpretaciones que se le da al ejercicio del cargo de revisor fiscal en las propiedades horizontales, nos permitimos presentar el siguiente escrito cuyo objetivo es precisar el alcance de las funciones de la revisoría fiscal.

MARCO NORMATIVO

El objetivo básico de la labor del órgano privado de fiscalización denominado Revisoría Fiscal es el que se encuentra definido por las Leyes 145 de 1960, 43 de 1990, el Decreto 2649 de 1993 y las consignadas en el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995, éstas últimas que definen las funciones que dentro del marco legal debe cumplir el Revisor Fiscal, así mismo como los específicos y propios de ciertos entes particulares en sus leyes marco y que en general remiten todas a estas mismas normas.

Para el caso tratado en concreto con el ejercicio de la revisoría fiscal para las personas jurídicas originadas en la constitución o bajo el régimen de la propiedad horizontal de la Ley 675 de 2001, la misma dispone:

1. Obligatoriedad e inhabilidades.

El artículo 56 dispone que es obligatoria la figura del revisor fiscal en los conjuntos de uso comercial o mixto; así mismo establece, que respecto de las inhabilidades éste no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto respecto del cual cumple sus funciones, ni tener parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia u objetividad a sus conceptos o actuaciones, con el administrador y/o los miembros del consejo de administración.

2. Elección e inscripción.

El numeral 5º del artículo 38 de la ley dispone que corresponde a la asamblea general de propietarios elegir y remover, entre otros, al revisor fiscal y su suplente; y el artículo 8º dispone que la inscripción y posterior certificación de la condición de revisor fiscal y su suplente corresponde al alcalde municipal o distrital del lugar de ubicación del edificio, o a la persona o entidad en quien éste delegue esta facultad. La inscripción se realiza mediante la presentación de los documentos que acrediten su nombramiento y aceptación.

3. Funciones.

El artículo 57 de la ley advierte que el revisor fiscal es el encargado del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, y como tal le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen. En cumplimiento del mencionado marco normativo, el Revisor Fiscal da fe pública, lo cual significa entre otros, que su atestación y firma hará presumir legalmente, salvo prueba en contrario, que ejecutó sus funciones con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas, y por tanto ha orientado su labor a cumplir los siguientes objetivos:

a) Determinar si, los saldos y cifras de los estados financieros de la copropiedad por el periodo objeto de revisión, han sido tomados fielmente de los libros, se presentan de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia y reflejan en forma razonable la correspondiente situación financiera del conjunto, centro comercial o edificio.

b) Determinar si durante dicho periodo las operaciones celebradas por el conjunto, edificio o centro comercial se ajustan a los requisitos y disposiciones legales, al reglamento de propiedad horizontal y a las decisiones de la Asamblea de Copropietarios.

c) Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la copropiedad y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles.

d) Evaluar el sistema de control interno de la copropiedad para conceptuar sobre lo adecuado del mismo y con el fin de diseñar procedimientos de auditoria que sean apropiados en las circunstancias. En desarrollo de esas obligaciones, el Revisor Fiscal debe planear y ejecutar procedimientos de auditoria, sobre aquellas áreas, operaciones, actos, declaraciones, documentos, registros y bienes de propiedad o en poder de la copropiedad, que sean necesarios examinar para obtener una evidencia suficiente y competente respecto de los asuntos sobre los cuales las normas jurídicas vigentes le exigen al Revisor Fiscal emitir certificaciones, dictámenes, otros informes o cualesquiera otra comunicación.

Con base en las anteriores consideraciones el ejercicio de la revisoría fiscal en este tipo de entidades se circunscribe a:

1. El Revisor Fiscal no se obliga a realizar labores distintas de las previstas expresamente en las normas legales y en el reglamento de propiedad horizontal de la copropiedad, siempre y cuando dicho reglamento no vaya en contravía de las disposiciones legales que rigen la profesión.

2. Las pruebas de auditoria son selectivas y, por lo tanto, no garantizan que si existen errores o irregularidades éstos se detecten.

3. No obstante que es obligación del Revisor Fiscal evaluar la calidad del sistema de control interno existente en la copropiedad; una opinión sin salvedades sobre el control interno no implica la ausencia de ocasionales desviaciones. 4. La responsabilidad del Revisor Fiscal no está orientada a descubrir o prevenir fraudes.

5. La responsabilidad profesional del Revisor Fiscal no reemplaza ni disminuye la propia de los administradores de la copropiedad y del Consejo de Administración, con relación a sus actuaciones y decisiones en materia de control interno. La responsabilidad del Revisor Fiscal se limita a evaluarlo.

6. De acuerdo con la Ley el Revisor Fiscal depende únicamente del máximo órgano social, la asamblea de copropietarios, y sus funciones se ejercen en beneficio común y no en interés particular, el Revisor Fiscal no está obligado a dar respuesta o atención a solicitudes particulares de una o mas personas, así tengan la calidad de propietarios, directores, demás administradores, clientes o contratistas de la copropiedad.

7. De conformidad con la Ley 43 de 1990, el Revisor Fiscal debe desarrollar su trabajo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y demás normas propias de la profesión contable aplicables, con libertad, autonomía técnica y administrativa, sujeto únicamente a las leyes y a las instrucciones compatibles con la naturaleza del cargo que le imparta el máximo órgano de la copropiedad.

RÉGIMEN DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL LEY 675 DE 2001

Teniendo en cuenta que dentro de los objetivos mencionados el Revisor Fiscal debe velar porque el desarrollo de las operaciones se circunscriba estrictamente al marco legal del ente, el cual, para este caso, tiene un marco legal especial, es importante dar a conocer con suficiencia algunas consideraciones de dicho marco legal, las cuales se encuentran insertas en el régimen de propiedad horizontal de la Ley 675 de agosto 3 de 2001 y el Decreto 1060 de marzo 31 de 2009. Cabe aclarar que nos concentraremos exclusivamente en los aspectos más importantes, sin que los demás no lo sean igual, para el ejercicio de la Revisoría Fiscal y como aporte para el adecuado desarrollo del mismo.

GENERALIDADES DE LA LEY ÓRGANOS DE DIRECCION Y ADMINISTRACIÓN DE LA PERSONA JURÍDICA

La dirección y administración de la persona jurídica constituida bajo el régimen de propiedad horizontal corresponde a:

a. La asamblea general de propietarios: La constituyen los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el quórum y las condiciones previstas en la ley y en el reglamento de propiedad horizontal. Todos los propietarios de bienes privados que integran el edificio o conjunto tienen derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella. El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado.

Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el artículo 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión. Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integran el edificio o conjunto.

Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada aquí indicada. Las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en este artículo, serán absolutamente nulas.

b. El consejo de administración: Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, tendrán un consejo de administración, integrado por un número impar de tres (3) o más propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados. En aquellos que tengan un número igual o inferior a treinta (30) bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.

Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.

c. Administrador del edificio o conjunto: La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderá a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad.

Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.

Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal. Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando éste no exista, el presidente de la asamblea general. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal.

CONCLUSIONES

1. Es claro e imprescindible la trascendencia del conocimiento que debe tener el Revisor Fiscal de la ley, no solo en el ejercicio de la Revisoría Fiscal de la propiedad horizontal, sino en todos los órdenes.

2. La institución de la Revisoría Fiscal desempeña un papel de especial importancia en la vida y en el desarrollo económico del país y debe propender por una labor eficaz, independiente y objetiva. Por ello, es necesario que con su ejercicio coadyuve en el buen entendimiento y adecuada aplicación de las normas legales, y para el caso particular de los sometidos al régimen de propiedad horizontal, la de la Ley 675 de 2001.

3. Como órgano privado de fiscalización, dicha labor es fundamental para brindar confianza a los propietarios sobre el sometimiento por parte de los administradores a las normas legales y al reglamento de propiedad horizontal, tal y como se plasma en el dictamen que expresa el Revisor Fiscal.

4. No es posible, así, que el revisor fiscal elabore reglamentos, procedimientos, contratos (o los revise), sirva de asesor jurídico, financiero o contable, consultor, sea al mismo tiempo contador del conjunto, ni realice una labor diferente de sus auditorías para producir el dictamen al que está obligado. No puede ser el asistente del administrador o del consejo de administración, ni su asesor.

Su labor debe ser en un todo independiente de los sujetos de su control (administrador, consejo de administración). No puede, en resumen, coadministrar y debe velar por no incurrir en inhabilidades o incompatibilidades en el cargo de tanta importancia que ocupa.

5. Igualmente, solo debe rendir informes a su jefe natural que es el órgano máximo del conjunto, edificio o centro comercial, que es la asamblea general de copropietarios.

6. Teniendo en cuenta que con la expedición de la Ley 1314 del 13 de julio de 2009, mediante la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se irán a clarificar las normas contables para muchos sectores de la economía; y habiéndose reestructurado los entes de control, regulación y técnicos de la profesión, dándoles total autonomía para la expedición de normas contables, es preciso aprovechar que de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la misma Ley, habrá una aplicación extensiva de las normas del Código de Comercio, de manera supletiva, lo cual abre un espacio propicio para proponer la unificación de las reglas contables del sector de la propiedad horizontal para uso residencial, comercial y de uso mixto.