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PARA: LOS CLIENTES DE NUESTRO AFILIADO KRESTON RM S.A

ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DEL INVERNTARIO DE MERCANCÍAS

CIR 029 – 12

Por considerarlo de gran importancia para ustedes en la administración de sus empresas y aprovechando que se acerca el fin de años y ustedes deben hacer sus inventarios a 31 de diciembre de 2012, nos permitimos compartirles el siguiente documento, el cual tiene algunas recomendaciones que ustedes pueden hacer a la hora de realizar una toma de inventarios.

1. PREPARACION DEL INVENTARIO – PRE-INVENTARIO

Documentos

- Por ningún motivo se debe omitir una labor tan importante y relevante como el corte de documentos acorde con las fechas programadas para la toma física, tales como entradas y salidas de almacén, facturas, recibos de caja, así como del kárdex de productos, labor que debe ser adelantada por el área contable o en su defecto, por la persona delegada por la administración para el inventario, por cuanto es un procedimiento necesario para una adecuada confrontación de los registros contables con la toma física.

- Otra labor de importancia es la de preparar los listados de existencias a la fecha de corte que figuren en libros, tanto contables como de control de inventarios, los cuales deben coincidir adecuadamente.

- Asegurarse que se encuentren registrados en libros todas las operaciones que afectan directa indirectamente el inventario.

2. RECURSO HUMANO

- Se deben designar las personas que van a participar en el proceso de inventario, dentro de los cuales debe participar como mínimo un funcionario del departamento de contabilidad, uno de la gerencia de producción y uno del área administrativa a cargo del control y custodia de los bienes del ente económico, entre otros (personal de conteo, anotadores, coordinadores, jefe de inventario, etc.) conformando como mínimo dos grupos de conteo para la toma física.

Esta designación en lo posible debe hacerse en forma escrita, donde se mencione responsabilidad y actividades en el inventario para cada integrante de los grupos, hora de comienzo (citar con mínimo media hora de anticipación), hora aproximada de terminación, etc.

- Impartir las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a participar en el inventario con el fin de que estén debidamente preparadas para que el proceso cumpla con los objetivos perseguidos en este proceso. Para ello pueden realizarse reuniones previas al inventario, entregándose las instrucciones en forma escrita correspondientes.

- Es importante divulgar e instruir al personal de la forma como se va a proceder para la toma física de inventario en aras de la eficiencia, eficacia y la economía de la empresa. o Se debe designar el personal que asume la responsabilidad y supervisión de la toma física.

- Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias de sus cargos dentro de la empresa, planificando previamente para que permita dedicación exclusiva a la realización del inventario, dando mayor agilidad al proceso.

Debe prohibirse para esta actividad el uso de teléfonos celulares, no pasar llamadas, ni dejar utilizar elementos electrónicos que distraigan al personal de sus labores, etc.

- Al personal encargado de manipular los bienes a inventariar dotarlos con la protección necesaria (guantes, mascarillas, petos, cinturones, etc.) acorde al reglamento de protección e higiene y seguridad industrial.

3. AREA A INVENTARIAR

- Ordenar previa y adecuadamente las existencias para facilitar un efectivo conteo. En la medida de lo posible, de tal manera que se encuentren en un solo sitio cada bien y no disperso por varios sitios. Esta actividad es sumamente importante, ya que del alistamiento depende la efectividad y menor tiempo en dicha actividad. o Los ítems a inventariar deberán previamente, clasificarse e identificarse claramente, mediante la colocación de etiquetas o por cualquier otro medio apropiado que permita su identificación.

- Deben estar plenamente identificados los artículos, junto con la unidad de criterio en las magnitudes y/o unidades de medida de los bienes (unidad, caja, docenas; centímetros, metros; litros, galones, canecas, etc.). - Estimar el peso de los envases y empaques de los diferentes elementos para facilitar la determinación del contenido en existencia cuando el producto no se ha consumido en su totalidad, en caso de que no se posean las reglas o herramientas predefinidas para su valuación.

- Aislar debidamente los productos y/o elementos dañados, obsoletos, deteriorados y demás para dar de baja, como también aislar debidamente todos los elementos que no formen parte del inventario de mercancías.

- Aislar bienes entregados y/o recibidos en consignación y bienes descargados de libros pero pendientes de remitir.

- Debe tenerse un control adecuado sobre las mercancías en mal estado que hayan sido previamente dadas de baja para evitar que sean incluidas en el inventario nuevamente, o dadas de baja por segunda vez.

- Señalizar de manera apropiada el área a inventariar (Bodegas, Secciones, Estantería, etc.).

- Es de gran importancia identificar de manera plena y suficiente todos y cada uno de los bienes, información básica que se debe tener en cuenta en el momento de cotejar el inventario físico con los registros en libros y para fortalecer el control interno respecto de su movilidad dentro de la empresa, con el fin de mantener su control y adecuada custodia y, salvaguarda.

- Durante la toma física se debe evitar a toda costa, el movimiento de entradas y salidas de productos, labor que debe coordinarse previamente (Ventas, Compras, Remisiones, etc.).

- Prever la posibilidad de que surja movilidad de los bienes durante el proceso, bien sea por traslados de los mismos, adquisiciones, bajas, etc., para lo cual se debe adecuar un formato de reporte para estos casos, circularizándolo a todos los centros de costo del ente económico.

- La Administración debe verificar el pre-inventario para que las áreas o secciones a inventariar se encuentren debidamente adecuadas y organizadas.

4. PAPELERIA

- Preparar planillas de toma física de inventario adecuadas, las cuales deben contener información básica, como por ejemplo; fecha en que se está practicando la toma de inventario, ubicación, participantes de la toma física, etc.

- Dentro del cuerpo de la planilla se debe incluir campos que permitan identificar plenamente los bienes, dentro de los cuales podemos mencionar, según aplique para cada tipo de bien: Número de plaqueta o rótulo, código del producto, descripción del bien, estado del bien, etc.

- Las planillas de toma física de inventario no deben incluir cantidades ni valores que se encuentran registrados en libros; se deja en blanco el espacio correspondiente a la cantidad, casilla dentro de la cual se debe registrar las cantidades en existencia al momento de la toma física.

- Preparar stikers autoadhesivos que contengan la fecha en que se está practicando la toma física de inventario, los cuales se deben adherir cerca del rótulo original.

- Lo anterior, y como procedimiento de control interno, por cuanto las personas que participen en el conteo físico deben desconocer las cantidades en existencias para dar mayor credibilidad a la toma física de inventario, sin sujeción a que se deba llegar a determinar la existencia que se encuentra registrada en libros. Por ello, para más seguridad, se deben efectuar dos conteos con las consecuentes verificaciones que resultaren entre el primer y segundo conteo. Finalmente, la Administración debe retroalimentar todo el proceso de pre-inventario para asegurar que la toma física de inventario se lleve a cabo sin contratiempos.

5. FUNCIONES GENERALES DE LOS PARTICIPANTES

Por regla general y como medida de control interno, los funcionarios que participen en la toma física de inventario no deben ser los mismos que tienen bajo su custodia los inventarios ni el control documental sobre los mismos.

Se recomienda conformar como mínimo dos grupos compuesto por una persona de conteo, un anotador y un coordinador y, el jefe de inventario, con las siguientes funciones generales: o Personal de Conteo:

constatar que el bien posea rótulo que los identifique, dictar al anotador el número del rótulo y las demás características o información básica que identifican al bien (según aplique, descripción genérica del bien, código que los identifica, estado del bien, etc.) y, finalmente, adherir cerca del rótulo un stiker con la fecha de la verificación. Si el bien no posee rótulo, proceder a indagar para identificarlo y asignárselo.

- Anotador: verificar en los listados la existencia del número de rótulo confirmando que concuerde con el bien que se está inventariando, trasladar la información pertinente a la planilla haciendo las observaciones a que halla lugar.

Si se evidencia que el bien no se encuentra registrado, se procede a incluirlo en la planilla tomando nota de toda la información de rigor con el respectivo rótulo que se le está asignando.

- Coordinador: su labor consiste en cotejar los resultados entre el primer y segundo conteo, con el fin de determinar las posibles diferencias entre el uno y otro.

De presentarse inconsistencias, procede a hacer personalmente las verificaciones a que haya lugar, trasladando el nuevo resultado a una nueva planilla destinada para tal fin.

También debe verificar la transparencia de la toma de información, para lo cual puede valerse de un muestreo selectivo del inventario, dentro de uno de los varios procedimientos que a su criterio elija.

- Jefe de Inventario: es el funcionario designado para garantizar que se cumplan los objetivos perseguidos por la empresa con la toma física del inventario de los bienes durante todo el proceso, observando especial cuidado en que se cumpla la transparencia de la toma de información.

Dentro de sus funciones tenemos:

* Garantizar que todo el proceso de la toma física de inventario se cumpla según el procedimiento satisfactoriamente.

* Coordinar, orientar e impartir las instrucciones necesarias a las personas involucradas antes, durante y después de todo el proceso.

* Practicar verificaciones mediante muestreo selectivo y las demás pruebas que considere pertinentes.

* Consolidar toda la información arrojada por el inventario.

* Cotejar junto con el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y salvaguarda de los bienes los resultados obtenidos.

* Conciliar con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos de la toma física del inventario de bienes con los registros en libros de contabilidad.

* Elaborar el informe final con los resultados obtenidos, observaciones, sugerencias y conclusiones.

* Junto con la Gerencia y el Departamento de Contabilidad, definir los ajustes que se van a hacer en libros.

6. CONTEO FISICO - INVENTARIO

- Durante la toma física se debe evitar a toda costa, el movimiento de entradas y salidas de productos, labor que debe coordinarse previamente (Ventas, Compras, Remisiones, etc.).

• Es aconsejable que se practiquen dos conteos y las verificaciones pertinentes en caso de que surjan diferencias.

• Debe haber una adecuada y directa supervisión a los encargados de efectuar el conteo para garantizar su efectividad y el estricto cumplimiento de las instrucciones impartidas.

• Se recomienda que en el proceso de toma física de inventario participe el departamento contable y/o la administración, con el fin de dar mayor confiabilidad al mismo, por cuanto no es prudente que lo practiquen los mismos funcionarios responsables de su manejo y custodia.

• A cada grupo de conteo se le indicará el área por la cual debe iniciar y en cual termina.

• Se procede a entregar a cada grupo la papelería (Planillas, rótulos, stikers, etc.), listados y demás implementos de trabajo necesarios.

• La persona a cargo del conteo verifica y dicta al anotador el número de rótulo seguido de toda la información del bien (descripción genérica del bien, código que lo identifica, estado del bien, etc.).

Luego, adhiere el stiker con la fecha de la toma de inventario. Para los bienes que no poseen plaqueta, procede a asignarla.

• El anotador por su parte, verifica que aparezca registrado el bien y traslada a la planilla el número de plaqueta o rótulo, anota en esta misma la información que no aparezca en los listados o que sea errada (marca, modelo, número de serie, descripción, etc.) y toma nota del estado del bien haciendo las observaciones que estime convenientes. Si el bien no figura, procede a relacionarlo en la planilla diligenciando todas y cada una de las casillas plasmando toda la información inherente, según aplique al tipo de bien.

• Los registros deben ser claros, concisos, legibles y no presentar tachones ni enmendaduras.

• Todos los registros deben estar en esfero.

• Si hay lugar a correcciones en las planillas por su mal diligenciamiento, el coordinador es la única persona autorizada para anular el registro y convalidarlo correctamente en la línea siguiente o al final de la misma o en planilla separada destinada para tal fin.

• Una vez finalizada la toma, el contador y anotador plasman su firma con nombre completo en las planillas respectivamente y las entregan al coordinador.

• El coordinador verifica el correcto diligenciamiento de las planillas y plasma en ellas también su firma y nombre.

• El coordinador procede a cotejar el resultado de los dos conteos y en caso de presentarse diferencias, hace las verificaciones del caso personalmente en compañía de alguno de los participantes.

• A criterio del coordinador, puede efectuar las pruebas que estime convenientes para garantizar la veracidad del proceso.

• Finalmente, los coordinadores consolidan la información y entregan las planillas al Jefe de Inventario.

7. PROCEDIMIENTO FINAL – POST- INVENTARIO

Como parte del procedimiento de la toma física de inventario, debemos tener en cuenta el “Post-inventario”, fase durante la cual se procede a hacer las conciliaciones entre el conteo físico y el kárdex y/o controles por documentos que se posea de los mismos, y entre éstos y los saldos en libros, dejando evidencia de las correspondientes conciliaciones.

Una vez realizado el inventario, el Jefe de Inventario procederá a realizar las siguientes actividades junto con el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y salvaguarda de los bienes, el Departamento de Contabilidad y la Gerencia (esta actividad debe hacerse el mismo día o al día siguiente, pues es necesario tener claro lo acontecido en la toma física).

* El jefe de inventario estará a cargo de recopilar, organizar y clasificar la información resultante del inventario físico.

* Junto con el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y salvaguarda de los bienes, procederán a cotejar la información obtenida en el inventario con la registrada en los controles que tengan sobre los bienes el área administrativa (Bases de Datos, Aplicativos, Hojas de Cálculo, Kárdex, etc.), teniendo en cuenta que se debe verificar y complementar el historial de cada bien para su plena identificación, según aplique en cada caso (Código del bien, proveedor, número de factura de compra, fecha de adquisición, valor de compra, etc.).

* Una vez cotejado el inventario con el área administrativa y obtenido el inventario valorizado, se procederá a conciliar dichos resultados con los registros en libros de contabilidad.

* El Jefe de Inventario hace retroalimentación de todo el proceso de toma física de inventario desde el inicio hasta este punto, con el fin de evaluar que se hayan aplicado de manera correcta los procedimientos en aras del cumplimiento de los objetivos propuestos en este proceso, para plasmar en el informe final dicha evaluación.

* Culminado el proceso descrito anteriormente, el Jefe de Inventario debe elaborar el informe final con destino a la Gerencia, el cual debe contener los resultados obtenidos, observaciones, sugerencias y conclusiones que obtuvo de todo el proceso. Sin olvidar que las diferencias importantes, deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario.

* Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotación, identificado en la toma física de inventarios, se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar a 31 de diciembre.

* Finalmente, el Jefe de Inventario en coordinación con el Departamento de Contabilidad y el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y salvaguarda de los bienes, determinan los ajustes a que haya lugar en libros de contabilidad, para concluir con la emisión del listado definitivo de inventario de bienes del ente económico.